Die Gründe für einen Firmenumzug sind vielfältig, wenn man sich beispielsweise bei der Spedition Zitzelsberger Int. Möbelspedition+Logistik GmbH meldet. Vielleicht ist das Unternehmen in den letzten Jahren expandiert und es muss mehr Raum für die Mitarbeiter geschaffen werden oder die Infrastruktur vor Ort ist ungeeignet. In jedem Fall ist aber ein Umzug der Firma lange im Voraus zu organisieren, damit nach dem Umzug eine reibungslose Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebs möglich ist.
Ist der neue Standort gefunden und der Mietvertrag unterzeichnet, sollte auch umgehend der Umzug in Angriff genommen werden. Als erstes ist eine Person zu benennen, die für die gesamte Organisation des Umzugs verantwortlich ist. Im nächsten Schritt empfehlen sich die Erstellung eines Raumplans und die Verteilung der Mitarbeiter auf die neuen Büros. Es lohnt sich dabei die Büromöbel im Maßstab des Gebäudegrundrisses zu erstellen und auf dem Grundriss zu positionieren. Auf diesem Weg ist erkennbar, ob ggf. Fluchtwege versperrt werden oder an welcher Stelle die Büroeinrichtung ggf. nicht mehr in das neue Büro passt. Für den Umzugstag sollten dann alle Möbelstücke mit einem Aufkleber des Zielbüros versehen werden, damit das Umzugsunternehmen möglichst wenig Aufwand mit der Platzierung der Möbel hat.
Bei der technischen Infrastruktur ist die rechtzeitige Bestellung der Internet-Leitungen vorzusehen. Beachtet werden sollte auch, dass bei einem Wechsel der Firma in ein anderes Vorwahl-Gebiet ggf. eine neue Rufnummer vergeben wird. Diese Rufnummer sollte unbedingt – idealerweise mehrfach – allen Geschäftspartnern mitgeteilt werden. Beantragt werden sollte auch eine temporäre Rufweiterleitung von der alten Nummer auf den neuen Anschluss – idealerweise mit einer Bandansage, die auf die neue Nummer verweist. Bei der Post ist eine Weiterleitung der Geschäftspost zu beantragen, damit auch die neue Korrespondenz ankommt. Zu empfehlen ist auch ein prominenter Hinweis auf allen ausgehenden Briefen, dass das Unternehmen in den nächsten Wochen umzieht. Das gleiche gilt auch für den E-Mail-Verkehr. Auch hier kann in der Signatur ein Hinweis auf den Umzug eingestellt werden.
Je nach Komplexität sollte der Umzug der Firma immer über ein Wochenende stattfinden, bei größeren Vorhaben sogar idealerweise an einem Wochenende an den ein Feiertag grenzt. Damit ist sichergestellt, dass sich die Möbelpacker und die Arbeitnehmer nicht gegenseitig im Weg stehen. Geplant werden sollte auch, welche Büros zuerst durch das Umzugsunternehmen eingeräumt werden. Das ist wichtig, da im zweiten Schritt die Telefone und Rechner installiert werden müssen. Bei dieser Struktur geht keine Zeit verloren. Organisiert werden sollten auch für die Mitarbeiter ausreichend Umzugskartons, die durch die Mitarbeiter entsprechend mit den neuen Raumnummern versehen werden müssen.
Bei einem Umzug der Firma ist aber eine Frage ganz zu Beginn zu lösen – nämlich die, nach dem passenden Umzugsunternehmen. Da Wochenenden für Umzüge dieser Art immer sehr beliebt sind, sollte die Ausschreibung für den Umzug möglichst ganz am Anfang stehen.